Có nhiều công ty dựa vào công nghệ để kết nối và hợp tác hàng ngày. Phải thừa nhận rằng đưa công nghệ vào công việc giúp công việc diễn ra tốt đẹp hơn. Và giải pháp Hội nghị truyền hình là điều đúng đắn khi các doanh nghiệp tìm hiểu và đưa vào sử dụng.
Và việc lựa chọn giải pháp Hội nghị truyền hình phù hợp cho phòng của bạn, có thể biến phòng của bạn thành không gian Hội nghị truyền hình đạt tiêu chuẩn chỉ trong vài phút để giao tiếp sáng tạo và đáng tin cậy hơn.
Hãy cùng Blogvcmart giúp bạn lựa chọn giải pháp Hội nghị truyền hình phù hợp cho phòng hội thảo của bạn?
Xác định kích thước phòng của bạn
Có rất nhiều không gian làm việc và các phòng có kích cỡ khác nhau, do đó bạn phải làm cho nhu cầu của mình đủ rõ ràng. Trên thực tế, phòng Hội nghị truyền hình giải pháp không thể phù hợp với tất cả các kích thước phòng của bạn. Tùy thuộc vào số lượng người tham gia, các phòng của bạn thường có thể được chia thành các loại như sau Phòng tập trung, phòng Huddle, phòng họp trực tuyến cỡ nhỏ, phòng họp trực tuyến cỡ vừa giữa và phòng họp trực tuyến cỡ lớn. Kích thước phòng của bạn sẽ ảnh hưởng đến ngân sách của bạn, sự lựa chọn của bạn về giải pháp phòng, thời gian của bạn để chuẩn bị phòng. Vì vậy những gì bạn cần xác định kích thước phòng họp của mình trước khi bắt đầu tìm kiếm có thể tiết kiệm rất nhiều thời gian.
Chọn giải pháp cho phòng Hội thảo
Đây là phần quan trọng nhất nếu bạn muốn biến phòng của mình thành không gian Hội nghị truyền hình trong vài phút. Vậy thì làm thế nào để có được giải pháp Hội nghị truyền hình phù hợp? Có hai cách để đạt được mục tiêu của bạn: một là chọn thiết bị Hội nghị truyền hình trọn bộ của từng hãng khác nhau và hai là tận dụng thiết bị có sẵn trong phòng Hội nghị như camera, loa, micrô, và phần mềm Hội nghị truyền hình với nhau . So với lựa chọn đầu tiên, cái thứ hai thuận tiện hơn, dễ dàng hơn và giá cả phải chăng.
Cho dù bạn chọn cách nào, thì trong từng phương án sẽ cũng đều có những thành phần như sau, bạn cũng nên xem xét các thành phần:
- Thiết bị trung tâm: hỗ trợ khả năng xử lý (mã hóa + giải mã) mạnh mẽ với codec tích hợp
- Màn hình: Tùy thuộc vào kích thước phòng và yêu cầu trình bày, người dùng có thể chọn từ nhiều loại màn hình bao gồm màn hình, màn hình plasma, máy chiếu và thậm chí cả màn hình kép.
- Camera: camera của bạn phải có chất lượng đủ cao để ghi lại rõ ràng tất cả những người có mặt khi bạn tổ chức cuộc họp video hoặc Hội thảo trên web.
- Micrô: trong số các tùy chọn micrô có sẵn, bạn cần so sánh phạm vi chọn hiệu suất âm thanh, mảng micrô, … theo kích thước phòng của bạn.
- Loa: Thiết bị Hội nghị truyền hình của bạn có được trang bị loa đủ cho việc tổ chức sự kiện không? Đối với các phòng lớn hơn hoặc yêu cầu phức tạp hơn, các loa bổ sung cũng cần được xem xét.
Đây là những gì bạn cũng nên ghi nhớ khi tìm kiếm giải pháp:
- Dễ sử dụng: ngày càng có nhiều giải pháp cho phòng họp trực tuyến, tất cả các giải pháp đều để giúp cho mọi người tổ chức làm việc, gặp gỡ và cộng tác với những người khác một cách không rắc rối. Lấy TrueConf làm ví dụ, phần mềm phù hợp với mọi khách thước phòng họp khác nhau, có nhiều mô hình hội họp từ họp trực tuyến cá nhân (video call), hội nghị truyền hình đa điểm, đào tạo trực tuyến và phòng họp ảo.
Nếu trước đây, các cuộc Hội nghị được diễn ra với các thiết bị cồng kềnh khó sử dụng thì bây giờ các cuộc Hội thảo trực tuyến được thiết kế đơn giản hơn cho phép bạn cài đặt trên thiết bị của mình một cách dễ dàng mà không cần hỗ trợ kỹ thuật. Quan trọng hơn, họ cung cấp một loạt các tính năng hữu ích để đáp ứng mỗi người dùng.
Việc đưa công nghệ vào trong doanh nghiệp của bạn, đem lại những hiệu quả mà bạn cũng có thể nhìn thấy được:
- Hiệu quả về chi phí: Việc bỏ chi phí đầu tư hệ thống Hội nghị truyền hình cho doanh nghiệp của bạn sẽ rẻ hơn cho việc mỗi lần tổ chức cuộc họp hội nghị, bạn sẽ phải chi cho việc thuê phòng họp hội trường nếu số lượng người tham gia đông, chi cho việc đi lại, chi cho nơi ở của những người tham gia (có thể), chi phí tổ chức các bữa liên hoan.
- Các tính năng: các phần mềm chuyên dụng cho Hội nghị truyền hình sẽ cung cấp cho bạn những tính năng dành cho Hội nghị như chia sẻ màn hình, truyền file, trình chiếu, gửi tin nhắn, ghi hình. Các tính năng sẽ có từ cơ bản đến nổi bật. Sẽ có nhiều phần mềm miễn phí cho bạn lựa chọn nhưng những phần mềm đấy sẽ không đảm bảo những tính năng cho Hội nghị truyền hình.
- Bảo mật: Bảo mật là rất quan trọng cho dù bạn xem xét công nghệ nào. Bạn phải nhấn mạnh vào câu hỏi về bảo mật. Hacking là ở khắp nơi. Hãy nghiên cứu trước khi đặt câu hỏi cho nhà cung cấp của bạn – bạn cần hiểu các loại mã mã hóa và các tính năng bảo mật khác có sẵn với các thiết bị bạn dự định mua. Giải pháp Hội nghị truyền hình của riêng bạn sẽ được bên bạn quản lý, vì vậy tính bảo mật rất cao, khả năng lưu trữ cũng tốt hơn việc bạn sử dụng phần mềm miễn phí. Vì những phần mềm miễn phí bạn sẽ sử dụng trên Server của hãng mà bạn đang dùng thử, mà server bạn sẽ không được quản lý và có thể ở 1 nơi rất xa.
- Kết nối : Sẽ tốt hơn nhiều nếu giải pháp phòng họp của bạn hỗ trợ cả kết nối Ethernet và không dây. Bạn nên lựa chọn giải pháp phù hợp với mọi loại thiết bị và các đường truyền khác nhau. Ví dụ như TrueConf Server sử dụng công nghệ SVC dựa trên bộ video codec VP8, có khả năng tự điều chỉnh và truyền tải hình ảnh tốt nhất, phù hợp nhất tới từng thiết bị và đường truyền khác nhau. Điều này cũng có thể mang lại sự tiện lợi và đơn giản cho mỗi người dùng khi xây dựng phòng hội nghị.
Các công ty đang ngày càng phát triển, các văn phòng đang mở rộng trên toàn thế giới. Trong tình huống này, một không gian họp được thiết kế tốt, được trang bị tốt mang đến trải nghiệm hợp tác đặc biệt có thể tăng chia sẻ kiến thức, khuyến khích giải quyết vấn đề, nắm bắt sự sáng tạo và tăng tốc đổi mới.
Với khả năng hỗ trợ mọi mô hình phòng Hội nghị, Phần mềm TrueConf còn chia sẻ các bộ thiết bị Hội nghị cho từng phòng họp. Sự trợ giúp của giải pháp phòng Hội nghị truyền hình phù hợp cho kích thước phòng tương ứng của bạn, bạn không chỉ biến phòng của mình thành không gian Hội nghị truyền hình trong vài phút mà còn tăng năng suất và kinh doanh của người dùng cao hơn giá trị!