Một cuộc hội thảo bằng video là một cách tuyệt vời để trao đổi thông tin trực tiếp với đồng nghiệp/ đối tác của bạn mà không thực sự ở cùng một phòng. Điều này đặc biệt hữu ích cho những doanh nghiệp hoạt động với các nhóm hoặc khách hàng ở xa hoặc doanh nghiệp có chi nhánh ở một số vị trí địa lý khác nhau. Vì vậy bạn sẽ muốn sử dụng công nghệ để thu hẹp khoảng cách địa lý. Đây là cách làm cho một cuộc Hội thảo truyền hình chạy trơn tru hơn để bạn có thể tối đa hóa thời gian của mọi người và giữ cho mọi thứ hoạt động hiệu quả.
Video chất lượng cao
Thành phần đầu tiên của cuộc Hội thảo truyền hình thành công là nguồn cấp dữ liệu video chất lượng cao. Một số nhà cung cấp tuyên bố cung cấp nguồn cấp dữ liệu video HD 1080p, chỉ để bạn thấy rằng trong cuộc gọi của mình, hình ảnh bị pixel và nhảy xung quanh. Đây có thể là một sự thất vọng nghiêm trọng và phục vụ như một sự xao lãng và một điểm thất vọng cho mọi người trong cuộc gọi. Nếu bạn đang trả tiền cho HD, bạn sẽ nhận được HD!
Video độ phân giải cao tạo ra tất cả sự khác biệt khi bạn nói chuyện từ xa. Nếu bạn đang nhận được video pixel, bạn sẽ không thể đọc ngôn ngữ cơ thể hoặc xem tài liệu thuyết trình tốt và chắc chắn bạn sẽ không nhận được giá trị tiền của mình. Hãy chắc chắn nếu nhà cung cấp của bạn tuyên bố cung cấp video HD mà bạn thực sự có được video HD. Một nguồn cấp dữ liệu video tốt có thể làm cho các cuộc họp của bạn chạy trơn tru hơn nhiều và giảm gián đoạn.
Phần mềm Hội thảo truyền hình tốt
Phần mềm tốt là một thành phần quan trọng khác của một cuộc Hội thào truyền hình trơn tru. Cho dù bạn đang sử dụng Hội nghị truyền hình trên đám mây hoặc dịch vụ trò chuyện video truyền thống, đảm bảo chất lượng phần mềm của bạn sẽ không chỉ đảm bảo nguồn cấp video chất lượng cao mà còn giúp bạn truy cập vào các tính năng tuyệt vời khác để giúp cuộc họp của bạn diễn ra suôn sẻ. Chưa kể, bạn muốn chắc chắn tiền của bạn sẽ được sử dụng tốt cho một sản phẩm được hỗ trợ bởi công ty đã tạo ra nó.
Phần mềm tốt sẽ khác nhau về tính năng của nó, nhưng hầu hết các dịch vụ hội nghị đều có phòng hội nghị âm thanh lớn có thể hỗ trợ hơn 200 người, công cụ Hội thảo truyền hình, chia sẻ màn hình và thậm chí lưu trữ đám mây. Bạn cũng có thể ghi lại các cuộc họp của mình để xem xét lại sau này hoặc để bảo vệ chính bạn hoặc khách hàng (trong trường hợp gọi điện thoại hợp pháp hoặc các loại cuộc hội thoại có giá trị cao khác).
Lên chương trình cho các cuộc họp Hội thảo truyền hình
Cho dù đó là cuộc gọi video hay cuộc gọi trực tiếp thì việc lên kế hoạch kém sẽ làm chương trình nghị sự nhanh chóng bị trật bánh và có thể khiến mọi người tham dự thất vọng.
Lên chương trình cho cuộc họp của bạn và đừng quên chia sẻ nó với bất kỳ ai sẽ tham gia. Người tham gia cuộc Hội thảo của bạn sẽ muốn biết trước những gì đang được thảo luận, ai sẽ thảo luận và khi nào cuộc họp sẽ diễn ra. Bạn có thể tạo chương trình hoàn hảo bằng cách sử dụng các mẫu trực tuyến hoặc chỉ đơn giản là liệt kê các ý tưởng trong email; không quan trọng bằng cách bạn tạo chương trình nghị sự của mình, miễn là nó hiệu quả và có thể được chia sẻ với những người gọi khác.
Thực thi các quy tắc
Thực thi các quy tắc và nghi thức trong các cuộc gọi video của bạn có thể khiến mọi thứ chạy trơn tru và ngăn chặn mọi tranh cãi từ những người tham gia khác. Hãy chắc chắn đặt ra các quy tắc cơ bản trước khi cuộc gọi diễn ra và khuyến khích người gọi tuân thủ nghi thức đơn giản trong suốt cuộc trò chuyện.
Tất nhiên, điều này có nghĩa là không làm gián đoạn người gọi khác khi họ đang nói, không nói chuyện với người khác trong cuộc gọi, tắt tiếng micrô khi bạn không nói (đặc biệt là trong môi trường ồn ào với nhiều tiếng ồn xung quanh), tôn trọng ý kiến người khác và không sử dụng thời gian họp để nhắn tin, tham gia các phương tiện truyền thông xã hội hoặc thực hiện các hoạt động khác không liên quan đến chủ đề của cuộc gọi.
Phép lịch sự là một điều gì đó để bạn tạo ấn tượng đầu tiên, vì vậy nếu bạn giới thiệu nhóm với khách hàng mới, thành viên nhóm hoặc bất kỳ ai khác, những quy tắc này hoàn toàn nên được tuân theo. Sự hài hước nên được giữ ở mức tối thiểu và phải phù hợp với công việc (điều này có nghĩa là không có sự phân biệt chủng tộc, phân biệt giới tính hay nói đùa công kích trong cuộc gọi).
Cách tốt nhất để dẫn đến một cuộc gọi thành công là gì? Hãy lịch sự và có tổ chức trong các cuộc gọi của bạn, và những người gọi đồng nghiệp của bạn sẽ làm theo. Cho họ thấy bạn đánh giá cao ý kiến của họ và tôn trọng ý kiến đóng góp của họ và bạn sẽ nhận lại được điều tương tự. Nếu các thành viên trong nhóm của bạn cảm thấy có giá trị, được tôn trọng và được đánh giá cao, họ có nhiều khả năng đi theo hướng của bạn; có thể làm cho một tổ chức tốt hơn về tổng thể, không chỉ các cuộc gọi Hội thảo tốt hơn.