Truyền thông hiệu quả luôn là bản chất của tất cả các tổ chức. Giao tiếp rõ ràng và trôi chảy giúp xây dựng và duy trì các mối quan hệ và giao tiếp xã hội giữa các thành viên trong nhóm, những người có thể hoặc không thể ngồi cùng nhau tại một nơi làm việc. Các chức năng quan trọng của quản lý (bao gồm lập kế hoạch, tổ chức, sắp xếp nhân sự, chỉ đạo và kiểm soát) không thể được thực hiện tốt nếu không có giao tiếp hiệu quả. Khoảng cách truyền thông cũng có thể dẫn đến sự chậm trễ không cần thiết trong việc thực hiện các chính sách. Đã có báo cáo cho rằng trung bình một trong năm dự án thất bại do thiếu giao tiếp giữa người quản lý dự án, các thành viên trong nhóm và các bên liên quan. Vì vậy, có thể nói rằng việc thiếu giao tiếp thích hợp có thể dẫn đến sự sụp đổ của bất kỳ tổ chức nào. Và thông thường, trong các doanh nghiệp có các chi nhánh được trải rộng khắp thế giới, thiếu giao tiếp xảy ra do thiếu công cụ Hội nghị truyền hình phù hợp.
Công cụ Hội nghị truyền hình tốt nhất hiện có
Mặc dù một số tổ chức thích phát triển các công cụ nội bộ của họ, một số lượng lớn các công cụ truyền thông có sẵn trên thị trường, mà các tổ chức có thể dễ dàng sử dụng mà không cần nỗ lực nhiều trong việc phát triển công cụ độc quyền của riêng họ. Ngoài ra, phần mềm truyền thông hiện đại có một loạt các tính năng tích hợp như điện thoại đám mây, ghi âm cuộc gọi, tự động tiếp nhận, thư thoại, hội thảo web và các công cụ cộng tác tích hợp. Những điều này có thể giúp cải thiện đáng kể hiệu quả của các nhóm của bạn. Để giúp bạn chọn công cụ Hội nghị truyền hình phù hợp cho tổ chức của mình, đây là tổng hợp các công cụ hội nghị thoại và video tốt nhất.
Phần mềm Hội nghị truyền hình TrueConf
TrueConf là một công cụ Hội nghị truyền hình dựa trên đám mây toàn diện, giúp cải thiện sự hợp tác giữa các nhóm, nhân viên từ xa và người tham gia khi họ có thể bắt đầu hoặc tham gia cuộc họp ngay lập tức trên thiết bị di động hoặc trình duyệt của họ. Là một dịch vụ Hội nghị truyền hình, TrueConf có một loạt các chức năng như nhắn tin tức thời và riêng tư nhóm, video âm thanh HD, chia sẻ màn hình, bảng trắng, lên lịch họp, ghi âm cuộc họp, v.v. Người ta nói rằng TrueConf cung cấp khả năng tương tác tốt hơn so với các công cụ có sẵn khác.
TrueConf cung cấp các gói như dùng thử, thuê và trả phí theo năm hoặc mua vĩnh viễn. Gói dùng thử, bạn có thể dùng thử trên chính máy chủ (server) của doanh nghiệp của bạn hoặc dùng thử trên server của TrueConf.com.vn không bị giới hạn người tham gia tham dự cùng một cuộc họp trực tuyến. Gói trả phí cho phép lên tới 250 điểm trên mọi đường truyền tham gia trong một Hội nghị trực tuyến đồng thời. Nó làm cho TrueConf phù hợp với các yêu cầu đáp ứng trực tuyến cho các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô.
Hội nghị truyền hình GoToMeeting
GoToMeeting là một dịch vụ lưu trữ web, với cuộc họp trực tuyến, chia sẻ máy tính để bàn và khả năng hội nghị video. Nó cho phép người dùng kết nối và cộng tác với những người dùng máy tính, khách hàng hoặc đồng nghiệp khác qua Internet trong thời gian thực. Nó rất dễ sử dụng và không cần đào tạo nhiều.
GoToMeeting cung cấp nhiều gói giá cho phép bạn tổ chức Hội nghị truyền hình với những người tham gia. Gói miễn phí cho phép bạn và bạn bè hoặc đồng nghiệp của bạn cộng tác với chia sẻ màn hình chất lượng cao, webcam, âm thanh VoIP và nhắn tin trò chuyện trong một phiên – không cần tải xuống. Các gói trả phí bao gồm Kế hoạch khởi xướng, Kế hoạch chuyên nghiệp, Kế hoạch cộng và Kế hoạch doanh nghiệp. Mỗi kế hoạch có chi phí cho mỗi máy chủ lưu trữ.
Hội nghị truyền hình Cisco Webex
Cisco Webex là bộ cộng tác dựa trên đám mây dành cho Hội nghị truyền hình ảo, các cuộc họp trực tuyến, chia sẻ màn hình và hội thảo trên web. Cuộc họp Cisco Webex cho phép bạn nhanh chóng thiết lập các cuộc họp để kết nối các thành viên trong nhóm trên mọi thiết bị máy tính để bàn, trình duyệt, thiết bị di động hoặc video.
Cisco Webex cung cấp bản dùng thử miễn phí cũng như các gói trả phí (bắt đầu từ hỗ trợ cho tám đến 25 người trở lên). Nó bao gồm các Cuộc họp Webex, Nhóm Webex và Thiết bị Webex, cung cấp chia sẻ âm thanh, video và nội dung tích hợp với các cuộc họp web bảo mật cao từ đám mây.
Hội nghị truyền hình Yealink
Yealink là một giải pháp Hội nghị truyền hình được xây dựng có mục đích cung cấp các điểm cuối và phụ kiện cho các cuộc Hội nghị độ nét cao và nền tảng cộng tác video dựa trên đám mây. Yealink cũng tích hợp được với các nền tảng đám mây hàng đầu: StarLeaf, Pexip, Mind, TrueConf, Zoom và BlueJeans. Danh mục sản phẩm Yealink bao gồm các điểm cuối và phụ kiện độ nét cao, NAT / tường lửa, thiết bị điều khiển đa điểm, cổng ISDN, hệ thống quản lý, phần mềm hội nghị di động. Yealink cũng cung cấp dịch vụ ghi và chia sẻ tài liệu.
Yealink không ngừng thay đổi, làm mới chính mình và trong năm nay đã cung cấp nhiều bộ thiết bị Hội nghị truyền hình khác nhau có thể tùy chỉnh (từ phòng họp Huddle, nhỏ, vừa, lớn đến hội trường) và những thiết bị hỗ trợ cộng tác cần có trong những cuộc họp trực tuyến
Google Hangouts
Google Hangouts là một nền tảng truyền thông cho phép người dùng kết nối từ mọi nơi bằng các cuộc gọi video âm thanh. Nó được tích hợp hoàn toàn với G Suite để có thêm lợi ích cộng tác. Google Hangouts hỗ trợ các nền tảng thiết bị web, iOS, Android và tất cả các thiết bị di động phổ biến. Các tính năng của Google Hangouts bao gồm lưu trữ email & trò chuyện, địa chỉ email tùy chỉnh, đề cập, hội nghị trực tiếp / video, theo dõi email và nhắn tin tức thì..
Hangouts nhắm mục tiêu người dùng doanh nghiệp với thương hiệu được chia thành hai sản phẩm: Google Hangouts Meet và Google Hangouts Chat.
BlueJeans
BlueJeans là một dịch vụ Hội nghị truyền hình dựa trên đám mây có thể tương tác, cho phép người dùng giao tiếp và cộng tác với đồng nghiệp hoặc bạn bè trực tiếp từ bất kỳ vị trí nào. BlueJeans cũng cho phép bạn chia sẻ các bài thuyết trình, tài liệu và video clip mới nhất của mình, trò chuyện với đồng nghiệp và ghi lại các cuộc họp trực tuyến để phát lại bất cứ lúc nào. BlueJeans hoạt động với các giải pháp hội nghị kinh doanh như Polycom, Cisco, Microsoft Lync.
Sau khi cài đặt, người dùng được dùng thử miễn phí 14 ngày. BlueJeans cho phép bạn tổ chức và tham gia một cuộc họp với tối đa 25 người tham gia (tối đa 100 là dịch vụ cao cấp).
Microsoft Teams
Microsoft Teams là một nền tảng truyền thông hợp nhất có thể được tích hợp với bộ năng suất văn phòng đăng ký Office 365. Nó cũng có các phần mở rộng bổ sung có thể tích hợp với các sản phẩm không phải của Microsoft. Nó kết hợp trò chuyện nơi làm việc liên tục, các cuộc họp video, lưu trữ tệp và tích hợp ứng dụng. Microsoft ra mắt Teams khi tham gia vào thị trường đang bùng nổ cho các ứng dụng nhắn tin nhóm do Slack dẫn đầu.
Ngoài các công cụ được đề cập ở trên, có một số công cụ Hội nghị truyền hình khác có sẵn trên thị trường như Highfive, StarLeaf, JoinMe, UberConference, Adobe Connect, TeamViewer, Workplace By Facebook, Cyberlink U Meet, ClickMeeting, … Mỗi công cụ này có một số ưu và nhược điểm khác nhau. Dựa trên cơ sở hạ tầng, quy mô nhóm và yêu cầu giao tiếp hiện tại của bạn, bạn có thể dùng thử các công cụ này và xem liệu công cụ nào phù hợp với môi trường của bạn.