Phòng hội thảo là không gian Hội nghị truyền hình chuyên dụng có thể chứa hàng tá người, màn hình kỹ thuật số lớn và các giải pháp về hình ảnh và âm thanh chuyên dụng. Đó là một căn phòng được xây dựng cho các cuộc họp lớn hơn, cho dù là trực tiếp hoặc thông qua phần mềm Hội nghị truyền hình.
Ngược lại là phòng Huddle (một phòng lộn xộn), mang lại trải nghiệm Hội nghị truyền hình chất lượng cao tương tự, nhưng trong một khung cảnh nhỏ hơn dành cho các cuộc họp nhỏ.
Hai loại phòng họp có thể cùng tồn tại một cách hiệu quả trong cùng một tòa nhà, cung cấp các giải pháp khác nhau cho các nhóm khác nhau, hoặc đôi khi, một văn phòng có thể chọn một giải pháp khác. Câu hỏi là, loại phòng nào phù hợp với không gian của bạn và bạn nên thiết lập phòng như thế nào?
Chọn một không gian cho nhóm của bạn
Cả phòng hội nghị và phòng Huddle đều có trải nghiệm tốt cho các nhóm tham gia họp trước camera. Sự gia tăng của các giải pháp Hội nghị truyền hình dựa trên đám mây giúp các cá nhân dễ dàng khởi động các cuộc họp trực tiếp từ sự tiện lợi của bàn làm việc của họ. Tuy nhiên, cùng lúc đó, ngày càng có nhiều nơi làm việc triển khai bố trí văn phòng mở khiến nhân viên gặp khó khăn khi tổ chức Hội nghị truyền hình tại bàn của họ ngay cả khi cuộc hội thảo đó là cuộc gọi một đối một. Đó là nơi các phòng Huddle bước vào. Họ cung cấp các không gian có thể dễ dàng tổ chức cuộc gọi video nhanh với một người trong phòng hoặc với số lượng người tham gia ít hơn trong phòng.
Tuy nhiên, cho dù bạn chọn phòng hội thảo hay phòng Huddle hay một số phòng, bạn vẫn cần hiểu về các tính năng công nghệ. Các thiết bị camera phục vụ cho không gian nhỏ hiện sở hữu nhiều tính năng thông minh giống như các thiết bị phục vụ phòng họp trực tuyến cỡ lớn. Tự động thu phóng, lấy nét và đóng khung và các thủ thuật âm thanh như theo dõi loa đang hoạt động là phổ biến trên các thiết bị. Ngoài ra, các chức năng họp bao gồm chia sẻ màn hình, điều khiển máy chủ và bảng trắng thường được tích hợp sẵn trong các phần mềm Hội nghị như TrueConf, Zoom, Microsoft Teams, Google Meet, BlueJeans hoặc dịch vụ khác.
Về phần cứng, mấu chốt của cuộc tranh luận giữa phòng hội thảo vs phòng Huddle nằm thiết bị cần thiết để phục vụ hiệu quả không gian hội nghị. Sự khác biệt đó có thể được phác thảo trong một so sánh sản phẩm đơn giản.
Sự khác biệt về thiết kế trong phòng Huddle với Thiết bị phòng hội nghị
Ví dụ, chúng ta có thể so sánh thiết kế của hai camera được sản xuất bởi nhà sản xuất Logitech. Với phòng Huddle là MeetUp và sản phẩm phòng hội thảo là Rally.
Sự khác biệt chính là lĩnh vực xem và yếu tố hình thức. Logitech MeetUp là một giải pháp tích hợp với loa tích hợp và ống kính góc rộng để thu hút một lượng nhỏ khán giả ở gần. Ngược lại, Rally sử dụng các loa ngoài riêng biệt và các micrô riêng biệt và chú trọng nhiều hơn vào chất lượng ống kính để thu chi tiết ở khoảng cách xa.
| MeetUp | Rally | |
| Âm thanh | Tích hợp micro và loa | Mic pod mảng, loa ngoài |
| Góc nhìn | 120 độ | 90 độ |
| Thu phóng | Kỹ thuật số 5x | Ống kính quang học / kỹ thuật số 15x |
| Máy ảnh chuyển động | PTZ | PTZ |
Sự phân chia này là phổ biến trên phần cứng của phòng Huddle và phòng hội thảo: các giải pháp nhỏ gọn với góc nhìn rộng cho không gian nhỏ, sắp xếp tùy chỉnh hơn cho không gian lớn hơn.
[Để quyết định sự kết hợp nào phù hợp nhất với nhân viên của bạn, bạn sẽ muốn xem xét nhu cầu thực sự của công ty bạn là gì.]
Tuy nhiên, điểm mấu chốt ở đây là khi doanh nghiệp của bạn rất nhỏ, quyết định của bạn sẽ là phòng Huddle. Đối với nhiều văn phòng, một hoặc hai phòng Hội nghị và một số ít phòng Huddle, các công ty lớn hơn có thể muốn tập trung vào phòng Hội thảo. Để quyết định sự kết hợp nào phù hợp nhất với nhân viên của bạn, bạn sẽ muốn xem xét nhu cầu của công ty bạn thực sự là gì và đặt câu hỏi đúng.
Có bao nhiêu người thường tham dự các cuộc Họp trực tuyến?
Nếu phòng họp của bạn không bao giờ có nhiều hơn sáu người trong cuộc họp nào, bạn có thể không cần thiết lập phòng Hội nghị lớn. Một lựa chọn là phòng Huddle hoặc bạn cũng có thể lưu phòng hội nghị cho các cuộc họp trực tiếp thường xuyên. Phòng Huddle cũng có thể mở rộng thành phòng Hội thảo cho cuộc họp nhóm thông qua giải pháp Hội nghị truyền hình với số lượng người tham gia nhiều hơn.
Những kích thước và hình dạng phòng bạn đang làm việc?
Camera gọi video cho phòng Huddle được thiết kế với tầm nhìn rộng để thu hút người tham gia gần nhau hơn trong một căn phòng nhỏ; loại camera này cũng rất phù hợp cho các phòng rộng không quá sâu. Phòng họp kiểu điển hình, hẹp và sâu, trong đó những người tham gia có thể ngồi ở hai bên của một bàn dài rất thích hợp cho một camera chuyên dụng trong phòng hội thảo với góc nhìn 90 độ.
Nhóm của bạn lớn như thế nào?
Đây là nơi bạn sẽ cần phải hiểu rõ về cách thức thực hiện công việc trong văn phòng của bạn. Có thể bạn đã biết bạn cần một phòng hội nghị cho những cuộc họp lớn thường xuyên với một chi nhánh khác. Nhưng, nếu nhân viên của bạn thường làm việc theo nhóm ba hoặc bốn người và thường cộng tác với các đồng nghiệp ở xa, bạn cũng có thể muốn đầu tư vào một hoặc nhiều thiết lập phòng Huddle.
Chất lượng và yêu cầu tính năng của bạn là gì?
Chất lượng và chức năng của phần cứng của bạn không phải là vấn đề trong việc lựa chọn giữa các công nghệ phòng hội nghị hoặc phòng Huddle. Cả hai giải pháp đều cung cấp các video siêu HD và các tính năng tự động, và phần lớn các công cụ Hội truyền hình của bạn đều có chia sẻ màn hình, dung lượng người tham gia, ghi video phụ thuộc vào nền tảng phần mềm của bạn chứ không phải phần cứng của bạn.
Ngân sách của bạn là bao nhiêu?
Các lựa chọn phòng Huddle nhỏ gọn hơn, sẽ rẻ hơn so với các tùy chọn phòng Hội nghị trực tuyến. Nhiều camera cho phòng Huddle có giá vài triệu; yếu tố trong các tiện ích bổ sung cần thiết, chẳng hạn như giao diện màn hình và màn hình cảm ứng, và thiết lập phòng Huddle có thể gần với giá của một giải pháp phòng Hội nghị.
Kiến thức về CNTT?
Các thiết lập phòng lớn ngày càng trở nên trực quan hơn và trong một số trường hợp, sự khác biệt duy nhất giữa phòng hội nghị và hệ thống phòng Huddle có thể là camera và loa, mỗi hệ thống sẽ sử dụng cùng một giao diện và thiết lập plug-and-play . Tuy nhiên, nếu bạn đang chọn thiết lập phòng Hội nghị cao cấp, bạn vẫn có khả năng chạy trên nhiều hệ thống yêu cầu tài nguyên CNTT để cài đặt.
Xem xét những thực tế thực tế này sẽ giúp bạn lựa chọn hệ thống hội nghị truyền hình hoàn hảo. Trong hầu hết các trường hợp, nó sẽ đi đến nhiệm vụ quản lý văn phòng đơn giản là tận dụng tối đa không gian và tài nguyên trong tay.
Bạn cần nắm rõ thông tin về số lượng người tham gia để thiết lập phòng họp trực tuyến phù hợp. Với những cuộc họp nhanh và số lượng người ít thì phòng Huddle giúp triển khai phòng họp nhanh nhưng vẫn đạt chất lượng về âm thanh và hình ảnh. Mọi không gian nhỏ đều có thể làm thành phòng Huddle. Nhưng với số lượng người tham gia lớn hơn và việc tổ chức các cuộc họp là thường xuyên thì bạn cũng nên setup 1 phòng Hội nghị hoàn chỉnh. Với công nghệ không có giới hạn, bạn cũng có thể sử dụng những thiết bị có khả năng mở rộng để phù hợp với 2 mô hình không gian phòng họp trên. Đây là 1 cách để tiết kiệm chi phí đầu tư.
Nếu bạn chưa xác định được mô hình phòng họp của bạn là gì, hãy liên hệ với chúng tôi qua Hotline: 024.73008911. Chúng tôi sẽ hỗ trợ và tư vấn cho bạn những thiết bị phù hợp nhất với nhu cầu của bạn với giá thành tốt nhất.