Nếu bạn cần một cách tốt hơn để giao tiếp và tổ chức các cuộc Hội nghị từ xa thì Hội nghị truyền hình là một lựa chọn tuyệt vời. Dưới đây là danh sách những điều bạn cần biết về Hội nghị truyền hình để bắt đầu với nó.
Hội nghị truyền hình là gì?
Cụm từ Hội nghị truyền hình đề cập đến việc trò chuyện trực tuyến với 1 hoặc nhiều người sử dụng cả hình ảnh và âm thanh. Các bạn có thể nhìn thấy nhau trên màn hình và nghe âm thanh nói qua loa. Đó là một cách giao tiếp mặt đối mặt mà không cần phải ở cùng một chỗ.
Hội thảo truyền hình là một công cụ tuyệt vời cho các doanh nghiệp. Nhiều doanh nghiệp thích sử dụng nó cho các cuộc họp của khách hàng và để giúp tăng cường giao tiếp giữa các nhân viên ở các địa điểm khác nhau. Hội thảo truyền hình dễ dàng bắt đầu và bạn có thể tận hưởng những lợi ích ngay lập tức.
Những gì bạn cần cho các cuộc gọi Hội nghị truyền hình
Chỉ có một vài điều cơ bản bạn cần để thực hiện cuộc gọi Hội nghị truyền hình. Đây là thiết bị bạn cần, mà bạn có thể đã có:
1.Micro + Camera
Thiết bị cơ bản cần thiết để truyền hình ảnh và âm thanh của bạn cho người khác là micro và camera. Tùy thuộc vào thiết bị bạn sử dụng, chúng có thể được tích hợp hoặc gắn bên ngoài. Hầu hết máy tính xách tay, máy tính bảng và điện thoại đã có sẵn những thứ này, giúp đơn giản hóa mọi thứ cho bạn. Nếu chúng chưa được tích hợp sẵn, bạn cần đính kèm chúng bên ngoài. Cách đơn giản nhất để thực hiện điều đó là sử dụng Camera Hội nghị có cổng kết nối USB (một số trong số này cũng có micrô tích hợp), tai nghe hoặc micrô Hội nghị USB.
2. Thiết bị có kết nối Internet
Bất kỳ thiết bị nào có màn hình có thể kết nối với internet đều có thể thực hiện cuộc họp trực tuyến. Các thiết bị dễ sử dụng nhất là điện thoại thông minh, máy tính bảng, máy tính xách tay, máy tính để bàn hoặc điện thoại VoIP. Bất kỳ thiết bị nào bạn sử dụng đều phải có màn hình để trao đổi hình ảnh với những người tham gia khác và loa để nghe âm thanh.
Ngoài ra, nếu bạn đang sử dụng máy tính để bàn hoặc máy tính xách tay, bạn có thể cắm vào màn hình phụ hoặc kết nối với máy chiếu. Loa bên ngoài cũng có thể được sử dụng, cho dù thông qua kết nối Bluetooth hoặc dây. Miễn là bạn có thể nhìn thấy màn hình và nghe thấy âm thanh.
3.Kết nối Internet mạnh mẽ
Về mặt kỹ thuật, các cuộc gọi Hội nghị truyền hình có thể diễn ra trên bất kỳ kết nối Internet nào. Tuy nhiên, nếu bạn muốn có chất lượng cuộc gọi tốt, bạn sẽ cần có kết nối Internet mạnh hơn. Internet băng thông rộng là sự lựa chọn tốt nhất. Các kết nối Wi-fi hoặc ethernet đều tốt, miễn là tốc độ đủ cao và không bị phân chia giữa quá nhiều thiết bị khác.
Dữ liệu điện thoại di động đôi khi ổn đối với các cuộc gọi Hội nghị truyền hình, nhưng nó có xu hướng ít nhất quán hơn so với Internet băng thông rộng. Nếu bạn sẽ sử dụng dữ liệu cho các cuộc Hội nghị, hãy thử ở trong khu vực bạn nhận được tín hiệu 4G tuyệt vời và đảm bảo bạn có đủ dữ liệu để kéo dài toàn bộ cuộc gọi.
4. Nhà cung cấp dịch vụ
Khi thiết bị của bạn đã sẵn sàng, bạn cần một nền tảng phần mềm để thực hiện các cuộc gọi này. Đây là nhà cung cấp giải pháp Hội nghị truyền hình của bạn. Đối với các cuộc gọi đơn giản với số lượng người hạn chế, bạn có thể sử dụng chương trình miễn phí được thiết kế cho mục đích sử dụng này. Nếu không, bạn có thể phải trả một khoản phí nhỏ cho các gói dịch vụ họp trực tuyến
Sử dụng VoIP cho Hội nghị truyền hình
Bất kỳ cuộc gọi Hội nghị trực tuyến nào được thực hiện trong thời gian thực đều sử dụng VoIP. Các gói dữ liệu được tạo và gửi từ mỗi bên và được bên kia nhận, cho phép bạn nghe các bên khác nói và nhìn thấy chúng trên màn hình của bạn ngay lập tức. VoIP là hình thức thoại ngắn qua IP, có nghĩa đơn giản là dữ liệu âm thanh (và video) của bạn đang được gửi và nhận qua Internet thay vì qua các đường dây điện thoại truyền thống hoặc mạng cục bộ.
Với dịch vụ VoIP, các gói dữ liệu âm thanh và hình ảnh truyền đến người khác trong cuộc gọi qua kết nối Internet. Nó có thể là wi-fi hoặc kết nối ethernet trực tiếp. Tất cả các bên trong cuộc gọi cần được kết nối với internet và sử dụng cùng một phần mềm Hội nghị truyền hình để nó hoạt động. Nếu bạn có phần mềm và các bên khác có nhà cung cấp khác, bạn sẽ không thể kết nối với nhau.
Lợi ích Hội nghị truyền hình
Có hình ảnh cùng với các cuộc gọi hội nghị âm thanh của bạn làm cho nó tương tác nhiều hơn. Bạn nhận được một vài lợi ích cụ thể :
- Các cuộc họp nhân viên chất lượng cao hơn
Nhân viên dễ dàng cảm thấy kết nối với nhau hơn khi họ có thể nhìn thấy nhau.Hội nghị truyền hình có xu hướng chất lượng cao hơn và do đó có thể ngắn hơn các cuộc gọi âm thanh mà không bỏ lỡ thông tin quan trọng.
- Giao tiếp hiệu quả hơn
Việc bổ sung hình ảnh cùng với âm thanh mang lại sự giao tiếp phi ngôn ngữ trở lại. Là mọi người, phần lớn giao tiếp của chúng ta là phi ngôn ngữ, vì vậy khi thiếu nó, chúng ta có xu hướng giao tiếp kém hiệu quả hơn. Hội nghị truyền hình giúp bạn có thể nói chuyện bằng tay, sử dụng hình ảnh minh họa và xem biểu cảm khuôn mặt của nhau, đây là một phần quan trọng trong giao tiếp hiệu quả.
- Phát triển sự quen thuộc và kết nối
Nếu bạn đang làm việc với nhiều nhóm từ xa hoặc khách hàng ở xa, Hội nghị truyền hình sẽ giúp bạn có được cảm giác quen thuộc với họ. Nghe giọng nói khác với nhìn người thật khi họ nói chuyện với bạn. Sẽ tốt hơn nhiều khi xây dựng mối quan hệ trong nhóm của bạn hoặc với khách hàng của bạn nếu bạn có thể sử dụng Hội thảo truyền hình.
Các nhóm từ xa được hưởng lợi từ Hội nghị trực tuyến nhiều hơn hầu hết các nhóm nhân viên khác. Bởi vì các đội ở xa không được tương tác trực tiếp rất thường xuyên, việc nhìn thấy nhau qua trò chuyện video sẽ tạo ra sự khác biệt lớn trong việc tạo kết nối. Nếu bạn không bao giờ gặp nhau và tương tác theo cách đó, bạn sẽ cảm thấy khó khăn hơn trong việc cảm nhận bất kỳ loại kết nối nào với đồng nghiệp trong nhóm của mình.
Khi Hội nghị truyền hình không hiệu quả?
Có khi nào Hội nghị truyền hình không phù hợp hoặc hiệu quả không? Có một số thời điểm bạn có thể muốn bỏ qua nó , chẳng hạn như:
- Các cuộc họp với số lượng lớn người tham gia, đặc biệt là những người tham gia im lặng. Nếu có quá nhiều người kết nối cùng một lúc, có thể sẽ khó khăn và khó theo dõi những gì đang diễn ra với mỗi bên. Video có thể là một sự xao lãng không cần thiết. Điều cuối cùng bạn muốn là rất nhiều hỗn loạn mà không ai có thể theo cùng với dòng chảy của cuộc họp. Cuối cùng, bạn có thể đã lãng phí rất nhiều thời gian và hoàn thành rất ít.
- Kết nối Internet kém hoặc dữ liệu hạn chế. Khi kết nối Internet quá chậm, chất lượng hình ảnh và âm thanh sẽ bị giảm và điều đó có thể khiến bạn thực sự khó nhìn thấy những gì đang xảy ra hoặc nghe thấy người khác. Video chói tai, độ trễ âm thanh và ngắt kết nối thường xuyên là những vấn đề rất thực tế với họp trực tuyến. Bám sát các cuộc gọi chỉ có âm thanh có thể khắc phục sự cố do băng thông sẽ không quá căng thẳng.
Dữ liệu hạn chế cũng là một kết hợp xấu cho Hội nghị trực tuyến. Trò chuyện video có thể chiếm rất nhiều dữ liệu , làm cạn kiệt kế hoạch của bạn. Sẽ không khôn ngoan khi thực hiện các cuộc gọi video dài với dữ liệu hạn chế, vì bạn có thể làm cạn kiệt nó và bạn có thể bị tính phí quá mức.
- Camera chất lượng thấp cho màn hình lớn. Một số cuộc gọi Hội nghị được thực hiện trong phòng hội đồng, sử dụng máy chiếu hoặc màn hình lớn để xem những người tham gia khác. Thật không may, nếu máy ảnh của bạn chụp chất lượng rất thấp, video của bạn sẽ xuất hiện nhiễu hạt và sẽ khó nhìn rõ trên màn hình lớn. Chất lượng video thấp hoạt động tốt trên màn hình nhỏ, nhưng đối với màn hình lớn, nó hoàn toàn đánh bại mục đích thực hiện trò chuyện video và có thể khiến mọi người phải căng mắt.
Hội nghị truyền hình là một điều tốt về tổng thể, và thật dễ dàng để bắt đầu với nó. Ngay cả khi bạn chưa bao giờ thực hiện nó trước đây, bạn sẽ nhanh chóng hiểu được và bắt đầu tăng cường liên lạc. Hãy thử kết nối Hội nghị truyền hình đa điểm và bắt đầu tận hưởng những lợi ích ngay lập tức!