Từ những cuộc họp kiểu truyền thống, dần dần chúng ta đã chuyển sang những cuộc họp trực tuyến. Những cuộc họp trực tuyến đem lại hiệu quả, lợi ích không chỉ cho cá nhân mà cả các doanh nghiệp đưa giải pháp nào vào sử dụng. Điều này không thể không công nhận lợi ích của họp trực tuyến đã đem lại. Nhưng cũng từ những cuộc họp trực tuyến mà chúng ta đã phát triển ra mô hình “Phòng họp không giấy”.
Phòng họp nào mà chẳng cần dùng đến giấy, không có tài liệu chúng ta ghi chép thông tin, xem số liệu bằng cái gì? Chắc hẳn ai cũng sẽ có câu hỏi như thế, thế nào là phòng họp không giấy, đã tham gia họp thì sẽ cần có tài liệu để trình báo, báo cáo với lãnh đạo, cấp trên, ban ngành.
Nhưng không phải vậy đâu. Nếu bạn đã tham gia các giải pháp Hội nghị truyền hình thì chắc hẳn, bạn cũng đã biết các giải pháp Hội nghị truyền hình/ họp trực tuyến hỗ trợ các tính năng như nào.
>> Nếu bạn nghĩ cần tài liệu giấy để trình bày nội dung, số liệu báo cáo thì Hội nghị truyền hình làm được điều này. Với tính năng Truyền File, bạn đã có thể gửi tài liệu, báo cáo, số liệu cho mọi người trong phòng họp.
>> Nếu bạn không thể tham gia cuộc họp, bạn nhờ đồng nghiệp note lại thông tin cho bạn, bạn nghĩ sẽ nhận lại vài tờ A4 về thông tin cuộc họp. Không hề đâu nhé, với tính năng Ghi lại hình ảnh – hay còn gọi là quay lại video cuộc họp, nó sẽ giúp bạn ghi lại toàn bộ cuộc họp được diễn ra, bạn chỉ cần bật lại thông tin cuộc họp đã được diễn ra để nắm rõ được tính hình, điều này còn tránh được cả việc sót thông tin trong cuộc họp. Đối với các cuộc đào tạo trực tuyến, khám chữa bệnh từ xa thì việc học hỏi, ghi hình lại để làm tư liệu là rất cần thiết. Với TrueConf bạn không cần sắm một máy quay chuyên nghiệp, không cần 1 người cứ kè kè bên màn hình để quay video mà chỉ cần một vài thao tác đơn giản là xong.
Việc sử dụng giải pháp Hội nghị truyền hình hay “Phòng họp không giấy” là 1 phương pháp đem lại hữu hiệu cho người sử dụng như
Về Hiệu quả
Bất kỳ thay đổi nào được thực hiện cho cuộc họp hoặc chính văn phòng có thể được phản ánh ngay tức thì. Nếu phòng cần chuyển đổi hoặc có sự thay đổi về thời gian, mọi người sẽ ở trên cùng một trang. Thông điệp sẽ được truyền đạt chính xác và hiệu quả thông qua dấu hiệu kỹ thuật số.
Giải pháp xanh
Trách nhiệm của chúng ta đối với môi trường là cần bảo vệ tài nguyên xanh này. Sử dụng giải pháp Họp trực tuyến trong thời đại hiện đại này không chỉ hiệu quả mà còn tránh tạo ra sự lãng phí không cần thiết cho văn phòng . Một giải pháp xanh cho môi trường cho tài nguyên của Công ty bằng chiến thuật từ giấy chuyển sang kỹ thuật số. “Phòng họp không giấy” còn là một phương án giúp bảo vệ mội trường. Ngoài ra, giải pháp này giúp tối ưu hóa không gian bạn đã có.
Kinh tế
Khả năng không chỉ tiết kiệm chất thải mà còn hợp lý hóa các hoạt động làm cho giải pháp phòng họp cũng là một giải pháp kinh tế. Một cách hiểu sai về công nghệ là nó luôn đắt hơn giấy. Tuy nhiên, đó chỉ đơn giản là chi phí lên phía trước. Tiết kiệm tổng thể của loại giải pháp kỹ thuật số này vượt xa khoản đầu tư ban đầu.
Đây chỉ đơn giản là những lý do cốt lõi để bạn sử dụng Hội nghị truyền hình cho phòng họp. Mỗi doanh nghiệp và mỗi ngành khác nhau sẽ chọn cho mình cách để sử dụng tốt nhất công nghệ. Nhưng chắc chắn 1 điều sử dụng “Phòng họp không giấy” đem lại hiệu quả về kinh tế và tiện lợi hơn nhiều so với bảng trắng và bút đánh dấu hoặc bảng giấy.