Hơn một nửa các doanh nghiệp ở Việt Nam thường xuyên thực hiện các cuộc gọi video, điều đó có nghĩa là nếu bạn hiện không tham gia sử dụng Hội nghị truyền hình, bạn thuộc nhóm thiểu số. Nếu bạn đang muốn đầu tư vào một thiết lập Hội nghị truyền hình mới hoặc bạn muốn nâng cấp từ webcam và máy tính để bàn cơ bản, bạn cần biết loại công nghệ nào có sẵn. Bài viết này không phải là về việc bán cho bạn các thương hiệu mà là về việc giúp bạn nhận thức được các tính năng thiết yếu về việc thiết lập Hội nghị truyền hình hiện đại nên bao gồm những gì và đây là những lựa chọn của chúng tôi.
-
Camera Hội nghị
Camera là 1 phần thiết yếu của Hội nghị truyền hình. Có một loạt các yếu tố, từ kết nối internet đến tốc độ xử lý máy tính của bạn đến môi trường xung quanh, góp phần vào chất lượng trải nghiệm của bạn, nhưng camera chuyên cho Hội nghị truyền hình là điều cần thiết. Điều đó không chỉ có nghĩa là rõ ràng về hình ảnh, hình ảnh HD hay 1080p là tiêu chuẩn công nghiệp cho sự rõ ràng ngày nay, không chỉ vậy những camera tốt nhất không cần người sử dụng phải điều chỉnh góc quay bằng tay mà là những camera có thể điều chỉnh bằng điều khiển.
Hoặc được hỗ trợ bởi công nghệ micro thông minh có thể xác định chính xác âm thanh phát ra từ đâu, những camera hoạt động này sẽ tự động định vị và tập trung vào bất cứ ai đang nói trong cuộc họp. Khi phòng họp trực tuyến của bạn có nhiều người tham gia trao đổi thông tin thì tính năng tự động lấy nét cao này giúp bạn dễ dàng nhận ra ai đang nói chuyện. Công nghệ này đã dần trở nên phổ biến ở các camera hiện nay.
-
Khả năng mở rộng và tương thích
Không phải mọi phần cứng sẽ hoạt động với mọi loại phần mềm và ngược lại. Mặc dù các thiết bị có thể kết nối với nhau đang trở nên phổ biến hơn, bạn nên giải quyết trên nền tảng Hội nghị truyền hình (Skype for Business, GoToMeeting, TrueConf , v.v.) trước khi bạn mua bất kỳ thiết bị nào. Lời khuyên của tôi là tìm một nhà cung cấp sẽ đáp ứng tất cả các nhu cầu của bạn, chẳng hạn như giới hạn người tham gia cuộc gọi nhóm đầy đủ và hỗ trợ kỹ thuật đầy đủ, sau đó tìm một thiết bị có khả năng kết nối với nền tảng Hội nghị mà bạn vừa lựa chọn.
Khi tìm kiếm nhà cung cấp Video Conference, hãy đảm bảo nhà cung cấp đó có thể phát triển cùng bạn vì nhu cầu gọi video của bạn sẽ có lúc trở nên phức tạp hơn. Điều này có nghĩa là có thể tăng điểm cuối của người dùng, kết hợp với bên thứ 3 và đáp ứng nhu cầu sử dụng ngày càng cao hơn.
-
Chia sẻ màn hình, tệp và kiểm soát
Một trong những cách phổ biến nhất mà mọi người phá vỡ dòng Hội thảo truyền hình là yêu cầu đồng nghiệp kiểm tra email của họ để xem tệp hoặc tệp đính kèm. Bất kỳ nền tảng Hội thảo truyền hình nào đáng sử dụng đều phải cho phép bạn chia sẻ các tệp và tin nhắn văn bản trong một cuộc gọi bằng cách làm cho các tệp đó dễ dàng tìm thấy. Thông thường, hình thức này có dạng một thanh thông báo đơn giản chạy dọc theo các cửa sổ trò chuyện và một số nền tảng VC, như TrueConf với 1 số những tính năng, công cụ tương tác trong các cuộc gọi trực tuyến làm cho nó trở nên thuận tiện và thiết thực hơn.
-
Hội nghị truyền hình trên nền tảng đám mây
Việc sử dụng Hội nghị truyền hình trên nền tảng đám mây giúp bạn trở thành người thuê nhà chứ không phải chủ sở hữu. Nhà cung cấp điện toán đám mây của bạn chịu trách nhiệm bảo trì, hỗ trợ kỹ thuật và lưu trữ tất cả các nhu cầu gọi video của bạn trong khi bạn trả tiền thuê bao hàng tháng. Trong hầu hết các trường hợp, đăng ký đó được liên kết trực tiếp với số lượng người dùng, điều đó có nghĩa là bạn có thể kiểm soát chi phí và dễ dàng tăng theo thời gian.
Nhược điểm của hệ thống đám mây là bạn phải bàn giao bảo mật cuộc gọi video của bạn cho một công ty bên ngoài và các cơ sở lưu trữ của họ. Cũng sẽ có những rủi ro hạn chế đó nhưng nó không đủ để vượt qua lợi thế về việc thiết lập Hội nghị truyền hình cho doanh nghiệp của bạn. Đối với các công ty xử lý thông tin rất nhạy cảm, cuộc gọi video và lưu trữ dữ liệu trên đám mây riêng có thể là lựa chọn hoàn hảo, mang lại khả năng mở rộng và dễ dàng cho các hệ thống đám mây thông thường, với ý thức bảo mật và độc quyền cao hơn.
Cuối cùng, tất cả các công nghệ này phải hoạt động trong giới hạn phòng họp trực tuyến hoặc văn phòng của bạn. Điều đó có nghĩa là nó bị ảnh hưởng bởi âm thanh, ánh sáng và đồ nội thất bạn sử dụng để lấp đầy căn phòng. Bạn nên đảm bảo các bức tường của bạn là những màu sắc trung tính, bạn sẽ muốn tránh các mặt bàn và bề mặt kính khi chúng làm tăng âm thanh và ánh sáng, và bạn cần lưu ý rằng bất cứ thứ gì bạn treo trên tường hoặc đặt trên bàn có thể làm giãn đoạn trong cuộc gọi video của bạn.